XML da nota fiscal: aprenda como baixar o arquivo

A emissão da nota fiscal é uma das obrigações que todas as empresas que atuam de forma legal, ou seja, dentro das conformidades, têm sempre que fazem uma venda. Esse documento tem diversas finalidades, mas a principal delas é garantir que o negócio esteja pagando os devidos impostos para o governo. Também é um importante comprovante para o consumidor caso ele precise.

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As empresas precisam armazenar todas as notas fiscais que são emitidas para os seus clientes. Ou seja, mesmo que elas acabem entregando uma via no momento da venda, elas precisam ficar com uma cópia desse documento. Antigamente as notas fiscais quase sempre eram emitidas em duas vias já pensando nessa finalidade. Mas, com o processo de digitalização, a forma como esses documentos são armazenados mudou.

As empresas não precisam mais guardar a nota fiscal impressa, elas podem ter apenas o arquivo digital gerado no momento da emissão. Esse possui um formato um pouco diferente de outros documentos que as pessoas normalmente encontram no meio digital, que é o XML.

Entenda melhor como esse tipo de formato de arquivo funciona na prática e saiba como baixar e armazenar eles dentro da sua empresa.

O que é o arquivo XML de nota fiscal?

O XML é um padrão de arquivo digital assim como outros, como o PDF ou o DOC. Tecnicamente falando, o XML é considerada uma linguagem de marcação, que define um conjunto de regras para codificar documentos em um formato legível por humanos e máquinas, permitindo estruturar e organizar dados de forma padronizada para troca entre sistemas.

Esse acabou se tornando o formato adotado para a emissão das notas fiscais, com o objetivo de padronizar os sistemas. Portanto, uma nota fiscal emitida gera um documento XML, que nada mais é do que a mesma nota, mas em formato digital.

Uma das características do XML que acaba tornando ele diferente de um PDF, por exemplo, é que esses arquivos permitem que os dados sejam lidos por máquinas e sistemas de uma forma geral. Além disso, ele também permite que todas as informações sejam validadas por uma assinatura digital, garantindo a segurança dos dados.

No caso das notas fiscais, o arquivo pode ser gerado somente a partir do momento que as empresas emitem uma nota fiscal eletrônica, que é mais conhecida apenas pela sigla NF-e.

Quais informações devem constar no XML da nota fiscal?

Basicamente todas as informações que constam em uma nota fiscal impressa também devem constar no arquivo XML, incluindo:

• Dados da empresa: nome e razão social, endereço, número de inscrição estadual e CNPJ;
• Dados do destinatário: nome, endereço, CPF ou CNPJ;
• Descrição dos produtos ou serviços: descrição, quantidade, valores unitários;
• Valores e tributos: valor total da transação e impostos aplicáveis, como o ICMS;
• Dados da NF-e: modelo, número, série e data e hora exatas da emissão;
• Forma de pagamento: dinheiro, cartão de crédito, boleto bancário ou Pix, por exemplo;
• Informações de transporte: tipo de frete, empresa transportadora, placa do veículo utilizado e prazo de entrega.

Qual a importância do arquivo XML da nota?

O XML da nota fiscal possui uma grande importância para o dia a dia das empresas de uma forma geral:

• Comprovação da transação: O documento é considerado como um comprovante legal relacionado a uma determinada transação comercial, podendo ser utilizado tanto na esfera administrativa quanto judicial.
• Garantia da segurança das informações: A forma como o XML é construído acaba aumentando a segurança dos dados, uma vez que impede a manipulação. Todas as informações acabam sendo validadas por algum tipo de algoritmo, diferentemente de textos em arquivos comuns.
• Facilita a fiscalização: O arquivo XML pode ser facilmente transmitido para os sistemas utilizados pelo poder público para fiscalizar o pagamento dos impostos. Sendo assim, o formato acaba ajudando muito nesse processo.
• Reduz o acúmulo de papéis: Os arquivos XML podem ser armazenados ao invés das notas impressas. Sendo assim, as empresas podem evitar ocupar muito espaço físico com esses documentos, o que aumenta também a segurança, uma vez que o arquivo digital não pode ter os dados apagados ou rasurados.

Como ter acesso ao arquivo XML da nota fiscal?

Os sistemas que as empresas precisam utilizar para emitir as notas fiscais geram automaticamente um arquivo XML, uma vez que eles são integrados com o sistema do governo que valida o processo. A grande maioria dos sistemas de gestão integrados também permitem que os arquivos sejam baixados de forma individual ou em lotes.