O que é Nota Denegada? Entenda como resolver esse problema

A emissão de notas fiscais acontece, nos dias de hoje, através de sistemas informatizados e completamente integrados com os demais sistemas do governo. As empresas precisam estar em dia com todos os seus documentos e suas obrigações para conseguir acessar programas e sistemas que servem como intermediadores para emissão dos documentos para os consumidores.

Mas dentro dos sistemas existem algumas situações e alguns problemas que podem vir a acontecer, inclusive alguns deles que podem até mesmo causar certa surpresa nos empresários ou nos funcionários que não possuem tanta experiência nesse segmento.

Uma das situações que pode acabar acontecendo no momento em que a empresa está tentando emitir uma nota fiscal é a chamada Nota Denegada. Entenda o que significa quando isso acontece e o que fazer para resolver essa situação:

O que é a nota fiscal denegada?

A nota fiscal denegada é um determinado status que acaba acontecendo no momento em que as empresas estão tentando emitir uma determinada nota fiscal de compra. Nesse caso, o status acaba sendo aplicado dentro do SEFAZ e indica uma negação da autorização por conta de alguma irregularidade fiscal no CNPJ do emissor ou do destinatário.

Essa situação acaba sendo diferente da nota fiscal rejeitada, uma outra situação que também pode acabar acontecendo com essas empresas. No caso da nota rejeitada, não existe qualquer tipo de registro dessa operação dentro do sistema do Sefaz. No caso da nota fiscal denegada, esse registro acontece, mas ela acaba se tornando permanentemente inválida.

Principais motivos que levam à denegação de notas

Existem alguns motivos que podem acabar causando esse tipo de situação junto à nota fiscal, mas é importante ressaltar que, na maioria dos casos, está relacionado diretamente com irregularidades nas questões de inscrições e afins:

Irregularidade na Inscrição Estadual

Esse acaba sendo o motivo mais comum que leva às notas fiscais denegadas no momento da sua emissão. Ele basicamente acontece quando existe uma suspensão na inscrição estadual do emissor ou do cliente. Também acontece quando a mesma inscrição acaba sendo cancelada, está em processo de baixa ou já está baixada.

O retorno de uma nota fiscal denegada indica que, pelo menos do ponto de vista dos controles que devem ser feitos pelos órgãos estaduais, essa empresa não está habilitada para operar naquele momento.

Pendências fiscais no CNPJ

Outra situação que leva à nota fiscal denegada acaba sendo qualquer tipo de problema que a empresa tiver nos débitos ou então problemas cadastrais junto ao fisco. Essa irregularidade fiscal pode impedir a autorização da NF-e até que a situação seja regularizada.

Falhas no cadastro ou numeração da nota

Existem também determinadas situações que acabam levando à nota fiscal denegada, mas que acabam estando diretamente relacionadas a problemas na operação desse sistema de emissão de uma forma geral. Erros como duplicidade de número, tentativa de reutilizar uma nota já denegada ou inconsistências cadastrais estão entre os principais motivos.

Nesse caso, estamos falando de um determinado procedimento que faz com que a nota perca completamente a validade. As empresas só conseguem corrigir essa situação quando acabam emitindo outra nota fiscal.

Como entender o que está acontecendo quando a nota fiscal é denegada?

Quando o empreendedor ou profissional responsável pela emissão de notas percebe que o sistema SEFAZ está apresentando erros e impedindo que esses documentos sejam liberados, pode ser uma surpresa. Por conta disso, existem alguns caminhos para entender o que está acontecendo.

O primeiro passo é acessar a ferramenta emissora da NF-e. Normalmente, esses sistemas apresentam mensagens com códigos de erro que indicam o que pode estar acontecendo na hora da emissão das notas. Se for rejeição, você pode corrigir e reenviar. Se aparecer código 301, 302 ou 303, trata-se de uma denegação no modelo antigo.

Outra forma de entender o que pode estar acontecendo com a empresa é consultar diretamente o CNPJ no Cadastro Centralizado de Contribuintes (CCC) ou no site da SEFAZ do estado. Se houver qualquer problema de irregularidade da inscrição, ele deverá aparecer em um desses sistemas.

O que fazer quando a nota fiscal for denegada?

O primeiro passo é identificar o motivo pelo qual essa nota fiscal acabou sendo denegada, verificando o código que será informado pela ferramenta utilizada como intermediária. Na sequência, será fundamental identificar o motivo pelo qual essa emissão de nota fiscal não está acontecendo como deveria.

O próximo passo é buscar a regularização da situação da empresa. Caso existam débitos, por exemplo, será necessário fazer o pagamento ou então regularizar alguma situação cadastral que possa estar apresentando algum tipo de problema.

Depois que toda a situação estiver corrigida, a empresa estará devidamente habilitada para conseguir emitir novas notas fiscais. Caso os clientes tenham ficado sem esse documento, será necessário fazer notas fiscais com as mesmas informações da operação.