Kanban: 4 benefícios que a metodologia pode trazer para sua empresa

Existem diversas metodologias que foram criadas ou adaptadas para atender as mais variadas demandas do mundo dos negócios. Muitas delas possuem como principal objetivo criar uma forma diferente de organizar as questões que fazem parte da rotina e do dia a dia das companhias, nos seus mais variados aspectos, buscando atingir um determinado objetivo.

Uma das metodologias que acabou se tornando a queridinha do momento no mundo corporativo é o Kanban, método focado na organização do fluxo de trabalho e que pode ser aplicado nas mais variadas empresas e também nos mais variados setores.

Entenda melhor como funciona o Kanban e conheça alguns dos principais benefícios que essa metodologia pode trazer para o dia a dia das empresas.

O que é o Kanban?

Kanban é uma metodologia que torna a organização do trabalho mais visual. Ao invés das pessoas criarem tarefas, planilhas e fluxos em cadernos, blocos ou sistemas individuais, a ideia é criar grandes quadros com colunas e cartões que permitam que todas as pessoas consigam identificar e visualizar os seus elementos de longe.

O termo “Kanban” vem do japonês e significa literalmente “cartão” ou “sinal visual”. Ele foi criado pela Toyota, na década de 1940, como uma forma de organizar a produção industrial. Com o tempo, o método Kanban foi adaptado para outras áreas além da fábrica, como gestão de projetos, atendimento ao cliente, marketing, financeiro e até gestão de equipes pequenas.

Apesar de a ideia ser realmente conseguir trabalhar com esses elementos visuais que chamem a atenção das pessoas de uma forma geral, o Kanban acabou ganhando uma série de versões e de adaptações nos últimos tempos, ganhando até mesmo algumas versões virtuais.

4 princípios da metodologia Kanban

Comece com o que você faz hoje: A ideia é permitir que essa metodologia comece a ser implementada a partir da organização que já exista dentro de uma determinada estrutura. A ideia é não precisar começar tudo do zero, respeitando responsabilidades, fluxos e ferramentas já existentes.

Acorde para mudanças incrementais e evolutivas: Partindo do que funciona, é importante ir pensando em formas de aprimorar com foco no aumento da colaboração e também na eficiência da equipe e do trabalho como um todo. O objetivo do gestor é sempre ir implementando pequenas melhorias, de forma constante, ajudando a evitar alguns problemas que são normais nesse tipo de mudança, como a resistência dos colaboradores.

Respeite os processos, papéis e responsabilidades atuais: Como essa metodologia não exige que sejam criados novos cargos e nem a exclusão de funções, ela pode ser aplicada de uma forma muito prática e interessante até mesmo em pequenas empresas ou times e equipes mais modestas.

Incentive atos de liderança em todos os níveis: A metodologia aposta basicamente na melhoria constante a partir da tomada de responsabilidade por todos. Nesse espaço, qualquer pessoa pode propor e aplicar essas alterações.

Como funciona o quadro Kanban?

O quadro Kanban não representa a metodologia de uma forma geral, mas acaba se tornando a sua principal ferramenta e forma de aplicação no dia a dia das empresas. Ele serve como uma espécie de mapa de tudo o que está acontecendo na empresa ou no setor.

O objetivo é que ele consiga mostrar todas as tarefas de uma forma muito clara para todos os participantes. Para isso, ele deve ser organizado em colunas que representam etapas do processo e cartões que representam tarefas.

Em um exemplo de quadro Kanban mais simples, ele pode ser dividido basicamente em três grandes colunas para as tarefas, classificadas de acordo com o seu estado de andamento (a fazer, em andamento, concluído). Além disso, esse quadro pode ser incrementado e personalizado, com a inclusão de etiquetas de prioridades, responsáveis por cada tarefa, prazos, etc.

Exemplos práticos de aplicação do Kanban no dia a dia das empresas

• Controle de vendas e atividades comerciais: O Kanban pode ser utilizado não apenas para permitir que as pessoas acompanhem o andamento das propostas, como também para limitar a quantidade de tarefas em cada estágio.
• Planejamento de marketing: Campanhas e ações de marketing nem sempre conseguem ser pensadas e planejadas com antecedência, e o método pode ajudar não apenas a manter as ações em foco, como a forçar que elas sejam feitas dentro de um cronograma.
• Mais assertividade no atendimento ao cliente: O método também pode ser aplicado nas equipes que são responsáveis pelo atendimento ao cliente, especialmente para tentar identificar possíveis gargalos.
• Mais agilidade na gestão financeira e contábil: O Kanban pode ser utilizado por contadores e demais profissionais desse segmento para melhorar o fluxo de atividades, tornando não apenas os processos mais ágeis, como também reduzindo os riscos de erros e problemas.