Controle de estoque: entenda o que é e sua importância para as finanças do negócio

O estoque costuma ser um setor bastante sensível de empresas dos mais variados nichos e segmentos. Afinal de contas, essa acaba sendo a reserva de produtos e itens que um negócio consegue manter para manter suas operações comerciais em funcionamento. Para vender algo, é necessário ter isso disponível, seja na forma dos produtos que são revendidos ou seja em relação aos insumos para a produção de outros itens.

Ter um estoque cheio significa estar sempre preparado para atender as demandas dos clientes, reduzindo as chances de perder oportunidades. Mas isso acaba sendo resultado, na maioria dos casos, de um grande investimento que precisa ser recuperado. Já ter um baixo estoque pode ser uma estratégia bastante comum para quem está começando com pouco dinheiro, mas isso pode significar o não atendimento dos clientes.

Para encontrar um equilíbrio, normalmente as empresas precisam adotar algumas estratégias e utilizar determinadas ferramentas que se tornaram reconhecidas dentro das ciências de administração e gestão. Com elas, o objetivo é conseguir fazer um controle de estoque que consiga ser efetivo e que atenda as demandas da empresa, sem causar prejuízo financeiro.

Aprenda mais sobre controle de estoque e saiba como colocar em prática no seu negócio:

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque nada mais é do que uma série de ferramentas e estratégias que podem ser utilizadas para que seja possível ter uma gestão eficiente de tudo o que entra e o que sai de um estoque. Elas podem ser aplicadas em estoques de todos os tamanhos, desde simples prateleiras até grandes armazéns, dependendo do porte da empresa.

Para conseguir acompanhar de perto toda essa movimentação, que tende a ser bastante intensa no dia a dia dos negócios, é necessário criar métodos e processos para registrar informações, organizar todos esses itens e entender como eles circulam dentro do negócio.

Quando o controle de estoque é feito de forma inteligente e adequada as empresas conseguem obter uma série de vantagens, incluindo a capacidade de planejar as compras de uma forma mais eficiente e também consegue evitar gastos desnecessários com produtos e itens que possuem menos saída.

Como fazer controle de estoque na prática?

Comece criando um inventário

O primeiro passo de um bom controle de estoque sempre será esse primeiro registro que deverá ser feito dos itens que constam e que estão sendo adquiridos para o começo da operação, ou então em um determinado momento do negócio. Isso é feito com um registro de todos os produtos e itens, formando um inventário.

Nesse primeiro momento, já é fundamental começar a criar um sistema que vai ser mantido ao longo do negócio, incluindo todas as informações que deverão constar em relação a cada entrada (nome, categoria, quantidade, local de armazenagem, data de validade, valor de compra, dentre outros).

Organize o estoque de forma inteligente

Não basta apenas ter tudo registrado em planilhas e arquivos, é muito importante que as pessoas que vão operar esse estoque consigam enxergar com facilidade todos esses itens e ter acesso rápido aos mesmos. E isso só pode ser feito a partir da adoção de uma metodologia de organização.

Ela vai variar bastante de acordo com a quantidade de produtos e itens, o nicho do negócio e, principalmente, o espaço disponível. Mas é importante que esse seja um processo que possa ser facilmente identificado e mantido por todas as pessoas que terão acesso ao estoque.

Acompanhe o fluxo de saídas

O estoque está diretamente ligado a outros setores da empresa, especialmente o comercial. Portanto, é fundamental cruzar essas informações, conferindo a quantidade de itens disponíveis em relação à saída dos mesmos. Para isso, é muito importante analisar esse fluxo de vendas, levando em consideração um determinado período de tempo.

Lembrando que esse acompanhamento também deve levar em consideração o nicho e as características do negócio. Se for um negócio de alimentação, por exemplo, será importante entender como cada ingrediente é utilizado e qual a sua saída nas refeições vendidas.

Mantenha um sistema de atualização

E, o mais importante para garantir que um estoque funcione na prática: mantenha uma rigorosa política de atualização. Isso significa que será importante fazer esse acompanhamento todos os dias, registrando tudo o que entra e tudo o que sai do estoque. Hoje em dia existem diversos sistemas que ajudam a fazer esse acompanhamento de uma forma muito mais simples e rápida, incluindo essa integração com outros setores.

Mas, independentemente do sistema adotado, ele não vai funcionar caso os colaboradores não estejam devidamente comprometidos com as atualizações desses dados o tempo todo.