Como gerenciar projetos usando o Trello? Confira dicas sobre a ferramenta

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento que acabou ganhando muita popularidade nos últimos anos. Basicamente, ele possui uma série de recursos que ajudam no processo de gerenciamento de projetos, focando também na colaboração. Dessa forma, ele pode ser utilizado tanto para ações pessoais e individuais quanto as coletivas.

Um dos motivos que acabou ajudando a popularizar a ferramenta é sua facilidade de uso. Mesmo podendo se tornar um sistema poderoso, cheio de recursos para o gerenciamento de projetos mais complexos, ele também pode ser utilizado simplesmente para organizar a pauta de um profissional freelancer ou então para ajudar os estudantes na sua rotina de preparação.

O Trello é baseado na ideia de organização via boards, que basicamente são quadros virtuais nos quais as pessoas podem criar listas de tarefas, agendas com prazos, arquivos com dados e informações essenciais, etc. É possível criar um board para cada projeto, mas essa quantidade acaba sendo definida e limitada de acordo com o plano (existem planos pagos, mas ele também permite que as pessoas comecem a utilizar o sistema gratuitamente, mas de forma limitada).

Saiba mais sobre o Trello e confira algumas das suas principais funcionalidades:

Como funciona o Trello?

O Trello funciona como um sistema de gestão de projetos, mas que oferece um acompanhamento mais simples do que outros softwares parecidos. Ele é completamente baseado na nuvem, podendo ser acessado via navegador em computadores ou aplicativos, com todas as informações sincronizadas.

Uma das grandes vantagens de utilizar o Trello para o gerenciamento e acompanhamento dos mais variados tipos de projetos é a possibilidade de colocar diversas pessoas para trabalharem juntas, mas de forma remota. Os usuários podem acompanhar, em tempo real, a criação dos recursos e suas modificações.

Dentro do próprio Trello, os usuários também contam com algumas outras ferramentas que são muito interessantes, incluindo a possibilidade de utilizar algumas ferramentas de comunicação internas e focadas no trabalho. Outra possibilidade é acompanhar históricos de ações e eventos.

Principais recursos do Trello

Criação de boards

Os chamados quadros na versão em português acabam se tornando a unidade fundamental dentro do sistema do Trello, sendo que cada um pode representar um projeto completo ou então uma grande tarefa dentro de um projeto. Os quadros são compostos por cartões e listas.

Criação de cards

Os cards funcionam como post-its virtuais que vão sendo anexados nos quadros e que vão formando a estrutura do projeto como um todo. A grande vantagem é que ele aceita uma série de recursos, permitindo que ele vá muito além do que apenas um registro.

Cada card pode ter um conjunto de recursos atrelados a ele. Além disso, ele pode ser movimentado, permitindo que o acompanhamento da evolução das tarefas e das atividades se torne muito mais eficiente.

Criação de listas

Outro tipo de recurso que pode ser criado dentro do projeto e que ajuda bastante no processo de acompanhamento do trabalho como um todo são as listas. Elas são criadas dentro dos quadros e podem ser preenchidas com cartões, que podem ser movidos para passar de uma lista para outra.

A ideia é criar com as listas um processo de acompanhamento da execução de uma determinada tarefa. Quando as pessoas estão editando um vídeo, elas podem passar por diversos processos, incluindo roteirização, captação, edição e finalização. Nesse caso, um cartão pode representar um vídeo sendo criado, e ele pode transitar por essas listas.

Adição de Power-Ups

Dentro de cada quadro, os administradores ainda podem encontrar alguns outros recursos que vão ajudar muito no processo de acompanhamento dos projetos de uma forma geral. Eles acabam se tornando essenciais especialmente quando os projetos começam a ficar com muitas pessoas envolvidas ao mesmo tempo.

Existem diversas possibilidades de Power-Ups que podem ser encontrados dentro dessa ferramenta, incluindo a possibilidade de adicionar uma visualização de calendário que mostra a data de vencimento em cartões. É possível também inserir uma caixa de bate-papo da equipe que permite que você se comunique com ela em um só lugar.

Automatização de processos

O Trello também pode acabar se tornando uma ferramenta muito interessante para as pessoas que estão interessadas em simplificar o fluxo de trabalho e deixar tudo mais simples e automatizado. A grande vantagem é que suas ferramentas são bastante flexíveis, ajudando na adequação a cada necessidade.

Cada projeto pode ter um conjunto de recursos automatizados personalizado, de acordo com regras estabelecidas, bots e também relatórios de e-mail. O Trello também conta com aplicativos de suporte que funcionam de uma forma muito interessante com a ferramenta de gerenciamento como um todo.

Dentre as integrações que podem ser feitas, de forma nativa, dentro do Trello estão Slack, Jira, Google Sheets, Gmail, dentre outros.