Aprenda como montar uma planilha de estoque para seu negócio

Um dos maiores desafios em determinados nichos de negócios é o controle do estoque. Empresas que revendem produtos, ou aquelas que dependem de insumos para entregar serviços aos seus clientes precisam ter uma gestão muito sólida dessa importante parte da empresa para não perder dinheiro e também para não perder clientes.

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E se engana quem pensa que gestão de estoque acaba sendo um assunto importante apenas para empresas de médio ou de grande porte. Na verdade, em cada tamanho de negócio os desafios da gestão de estoque mudam, ao mesmo tempo em que seguem sendo fundamentais e impactantes para a saúde financeira do empreendimento.

Por exemplo, micro e pequenas empresas normalmente acabam tendo uma certa dificuldade de criar um grande estoque, pois isso demanda um bom investimento financeiro, o que nem sempre está disponível nesses casos. E quando faltam itens no estoque essas empresas podem acabar perdendo oportunidades e, até mesmo, clientes.

Já as empresas de médio e grande porte normalmente acabam tendo no seu estoque um grande ativo. Qualquer problema mais grave que aconteça na gestão desse setor pode acabar causando um impacto financeiro substancial no negócio.

Mas, para quem está começando e que ainda não conta com sistemas avançados para controle de estoque, uma ferramenta simples e que pode ser extremamente eficiente é uma boa planilha. Confira algumas dicas para montar uma para sua empresa:

Defina os campos chaves da planilha

Antes de mais nada, é muito importante criar uma boa estrutura da sua planilha, que consiste em nada mais do que uma lista de campos que deverão ser preenchidos. Eles podem variar bastante de acordo com as características do negócio, mas uma boa base de referência para começar é a seguinte:

• Código do produto: identificador único para cada item.
• Nome do produto: nome claro e objetivo para fácil reconhecimento.
• Categoria: ajuda a agrupar os produtos por tipo (ex: alimentos, papelaria etc.).
• Quantidade em estoque: número atual de unidades disponíveis.
• Estoque mínimo: quantidade mínima recomendada para evitar falta de produto.
• Preço de custo: quanto você paga por cada unidade.
• Preço de venda: valor que você cobra do cliente.
• Data de entrada: quando o item entrou no estoque.
• Data de saída: quando o item foi vendido ou retirado.
• Observações: campo livre para anotar informações importantes (ex: validade, promoções).

Utilize fórmulas simples do Excel

Hoje em dia é difícil imaginar um negócio de qualquer tamanho no qual a gestão de qualquer parte aconteça de uma forma mais analógica, sem que as pessoas utilizem dispositivos eletrônicos, como computadores e smartphones. Na grande maioria dos casos, as pessoas vão acabar utilizando o Excel para criar essas planilhas. Caso a pessoa não tenha pleno conhecimento e domínio dessa ferramenta, existem diversas fórmulas simples que podem ser aplicadas e que já vão ajudar a tornar a planilha mais dinâmica e também os dados mais confiáveis. Por exemplo:

• Para calcular a quantidade total em estoque de um item: =SOMA(Entradas – Saídas)
• Para saber o lucro por produto: =Preço de venda – Preço de custo

Mantenha a frequência do uso

Os reais benefícios da utilização de uma planilha para controle de estoque serão percebidos apenas caso as pessoas consigam adotar realmente essa ferramenta no dia a dia da sua empresa. Por isso é fundamental que essa planilha seja utilizada todos os dias, anotando tudo que entra e tudo que sai do estoque, junto com as possíveis atualizações de preços e valores. Para que a atualização da planilha seja feita diariamente, o ideal é que o setor tenha uma pessoa responsável para fazer esse acompanhamento, o que nem sempre é possível. Portanto, caso o empreendedor assuma essa tarefa, ele também terá que tirar alguns momentos do seu dia para conferir o estoque e incluir os dados na planilha.

Compartilhe com demais setores

Caso estejamos falando de uma empresa que já tenha uma estrutura maior, com mais pessoas trabalhando em diferentes setores, é fundamental que essa planilha seja compartilhada. Afinal de contas, o estoque afeta uma série de outras partes de um negócio. Por exemplo, o setor financeiro deve acompanhar o andamento do estoque, até mesmo para que ele consiga fazer as projeções necessárias de gastos com a compra de mais itens ou insumos. O setor próprio de compras também deve acompanhar de perto tudo o que acontece em um estoque.

Evolua para um sistema mais completo

Com o passar do tempo, pode ser que a planilha já não se torne uma ferramenta tão eficiente para conseguir gerir o estoque. Nesse caso, pode ser interessante evoluir para um sistema que seja mais completo e robusto. Na prática ele deve ser alimentado como se fosse uma planilha, mas oferece muitos outros recursos que ajudam nessa gestão.